Informationspflicht

Informationspflicht gemäß EU-DSGVO

1. Name oder Firma der verantwortlichen Stelle

Wohnungsgenossenschaft Herne-Süd eG (WHS)

2. Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer

Frau Simone Hitzler (Vorstand)
Herr Marco Volkar (Vorstand)
Herr Rolf Drinkmann (Nebenamtlicher Vorstand)
Herr Kai Gera (Aufsichtsratsvorsitzender)

3. Anschrift der verantwortlichen Stelle

Siepenstraße 10a, 44623 Herne

4. Kontaktdaten des Datenschutz­beauftragten

ImmoProConsult GmbH
Abteilung Datenschutz
Kanzlerstraße 2
40472 Düsseldorf
E-Mail: datenschutz@immoproconsult.de

5. Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

–    Vermietung von Wohnraum:

  • Anbahnung und Durchführung eines rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses
  • Interessentenverwaltung
  • Mietverwaltung
  • Abrechnung (Miete, Betriebskosten, etc.)
  • Verwaltung

Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung, Heizkostenverordnung, Meldegesetze

–    Verkauf von Immobilien

  • Planung und Durchführung von Bestandsveräußerungen bzw. Bauträgergeschäften

Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung

– Beschäftigungsverhältnisse (Mitarbeiter):

  • Abschluss, Durchführung und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen

Rechtsgrundlage: Vertrag bzw. Vertragsanbahnung, EStG, Sozialgesetzbücher, Betriebsverfassungsgesetz

–    Fremdverwaltung, Drittverwaltung, Geschäftsbesorgung:

  • Anbahnung und Durchführung eines rechtsgeschäftsähnlichen Schuldverhältnisses
  • Interessentenverwaltung
  • Mietverwaltung
  • Abrechnung (Miete, Betriebskosten, etc.)
  • Verwaltung

Rechtsgrundlage: Vertrag, Vertragsanbahnung

–    Verwaltung der Mitgliedschaft bei Genossenschaften:

  • Führung der Mitgliederliste
  • Dividendenausschüttung
  • Abfrage KiStAM
  • Meldung 45d EstG (Freistellungsaufträge)

Rechtsgrundlage: Vertrag, Genossenschaftsgesetz, Einkommensteuergesetz

–    Wohnungseigentumsverwaltung

  • Eigentümerliste
  • Beschlusssammlung
  • Hausgeldabrechnung
  • Wahrung der rechtlichen Interessen der WE-Gemeinschaft

Rechtsgrundlage: Vertrag, Wohneigentumsgesetz

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

– Interne Empfänger:

  • Weitere Abteilungen der Wohnungsgenossenschaft Herne-Süd eG die mit Verarbeitungstätigkeiten
    bzgl. der Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältniss beauftragt sind.
  • Zur Wahrung berechtigter Interessen der Wohnungsgenossenschaft Herne-Süd eG
    (z.B. Forderungsmanagement)
  • Arbeitnehmervertretung im Rahmen der Anbahnung bzw. Durchführung eines
    Beschäftigungsverhältnisses

–    Externe Empfänger:

  • IT-Dienstleister bzw. Softwaresystemhäuser für EDV-Anwendungen
    (z.B. externe IT-Administration, ERP-Systemhersteller, etc.)
  • Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Berater
  • Rechtsanwälte (Mieterstreitigkeiten, Inkasso, Räumung)
  • Messdienstunternehmen
  • Handwerker (Instandhaltung, Modernisierung, Reparaturmaßnahmen)
  • Inkasso-Unternehmen
  • Auskunfteien
  • Banken
  • Mietinteressenten bei Folgevermietung
  • Energieversorgungsunternehmen
  • Dienstleister Gehaltsabrechnung

–    Ämter und Behörden

  • Landratsämter, Wohnungsämter, Gemeinden
    (für Sozialwohnungen/Wohnberechtigungsschein erforderlich)
  • Gerichte
  • Sozialamt
  • Finanzamt
  • Arge/Jobcenter
  • Einwohnermeldeamt
  • Bundeszentralamt für Steuern

7. Regelfristen für die Löschung der Daten

Entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungszeiträume oder Angaben auf den jeweiligen Formularen

8. eine geplante Datenübermittlung in Drittstaaten

Keine Übermittlung außerhalb der EU

9. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben ein Recht auf:

–    Auskunft über ihre gespeicherten und verarbeiteten personenbezogenen Daten
–    Berichtigung der hinterlegten personenbezogenen Daten
–    Löschung nicht mehr benötigter Daten
–    Einschränkung der Nutzung der Daten
–    Widerspruch (speziell bei zuvor gegebenen Einwilligungen)
–    Datenübertragbarkeit

Bitte richten Sie Anfragen bzgl. der Wahrung/Umsetzung Ihrer Rechte an:
info@WHS.de

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Gemäß Artikel 77 EU-DSGVO haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde,
wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen
Daten gegen die EU-DSGVO oder das BDSG verstößt.

Beschwerden richten Sie bitte an die
Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

https://www.ldi.nrw.de/

11. Information bzgl. der Bereitstellung der personenbezogenen Daten

Sämtliche Daten welche der Wohnungsgenossenschaft Herne-Süd eG bereitgestellt werden,
sind notwendig um die Durchführung eines Mietverhältnisses, eines Immobilienkaufs,
einer Mitgliedschaft in der Genossenschaft, die  Wohnungseigentumsverwaltung oder eines
Beschäftigungsverhältnisses gewährleisten zu können.

In jedem dieser Fälle bezieht sich die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der
personenbezogenen Daten der Betroffenen auf ein entsprechendes Vertragsverhältnis
oder die Anbahnung eines Vertragsverhältnisses oder auf gesetzlichen Vorschriften.

12. Automatische Entscheidungsfindung (§ 13 Abs. 2f DSGVO)

Eine automatisierte Entscheidungsfindung erfolgt nicht.

Stand: 01.08.2023